Der Begriff Facilitation löst in vielen Unternehmen noch immer mehr Fragen als Antworten aus – deshalb möchten wir den Nebel lichten. Facilitor*innen begleiten Teams und Gruppen methodisch und vor allem mit Fokus auf den gruppendynamischen Prozess dabei, etwas zu erreichen. Ob es um kreative Prozesse zur Ideenfindung geht, um die Raumöffnung zur Diskussion oder die Begleitung bei der Erstellung von Zukunftsplänen und Leitbildern einer Crew – ein*e Facilitator*in ermöglicht es Crews, ihre Ziele zu erreichen. Wie das im Detail aussehen kann, erklärt Franziska im Interview. Sie erzählt von ihrer Reise hin zur Facilitation, von ihrem Arbeitsalltag und gibt Einblicke, was Facilitation so faszinierend macht.
Wie hast du zum Beruf der Facilitatorin gefunden?
Nach meinem Studium mit Schwerpunkt Service Design Thinking habe ich als User Experience Researcherin bei Immonet angefangen. Dabei war ich relativ am Anfang des Entwicklungsprozesses angesiedelt und habe meine Erkenntnisse zu Bedürfnissen und Problemen der Kund*innen an die Produktabteilung weitergegeben, die daraus Konzepte entwickelt hat und mir zum Produkttest zurückgespielt hat. Und irgendwann hab ich da gesessen und war frustriert. Ich hatte das Gefühl, dass die Erkenntnisse, die ich durch die Anwendung von all den Methoden aus meinem Studium gewonnen habe, fehlinterpretiert wurden. Ich wusste schon bevor die Nutzer:innen etwas sagten: Das kann so nicht funktionieren.
Und dann habe ich überlegt, wie ich den gesamten Prozess begleiten kann, ohne wirklich aktiv involviert zu sein. Ich habe angefangen, meine Kolleg*innen mit meinen Methoden auf Metaebene durch den Ideenfindungsprozess und Prototypenprozess zu begleiten. Und das war nichts anderes als Facilitation. Ich bin dann auch noch in andere Teams reingegangen, in denen ich eigentlich gar nicht involviert war, und habe da eigenständige Workshops für andere Themen begleitet. Das Ganze ist mittlerweile fast 15 Jahre her.
Was fasziniert dich so an Facilitation?
Mich fasziniert vor allem das Verständnis, das die Gruppe braucht. Sie darf herausfinden, wo sie hinmöchte und vor allen Dingen, was danach anders sein darf. Wenn ich das Ganze prozessual, methodisch und aus der gruppendynamischen Perspektive so gestalten kann, wenn also mein Workshopkonzept funktioniert und ich am Ende sehe, dass sich für die Gruppe etwas verändert hat, erfüllt mich das sehr.
Was bedeutet Facilitation für dich? Was machst du genau?
Facilitation bedeutet für mich, dass ich keine inhaltliche Verantwortung habe. Ich bin als Facilitatorin weitestgehend neutral, vor allem bin ich allparteilich den verschiedenen Perspektiven gegenüber. Im Unterschied zu einem*r Berater*in kenne ich die Lösung nicht. Facilitation bedeutet stattdessen für mich, dass ich einen Raum gestalte. Ich ermögliche es Menschen, kollaborativ zusammenzuarbeiten, ihre Themen zu besprechen, ihre Sichtweisen zu teilen, auch wenn sie vielleicht nicht einheitlich sind. Ich ermögliche durch verschiedene Methoden, dass verschiedene Menschen und verschiedene Perspektiven zusammenkommen. Die Teilgebenden dürfen sich so sicher fühlen, dass sie sich trauen, über den Tellerrand hinauszuschauen, neue Zukunftsbilder zu gestalten und die für sie richtige Lösung zu finden. Dabei ist es total egal, welchen Blick ich darauf habe. Facilitation ist keine Beratung – ich habe nicht die Lösung für die Menschen dabei. Ich bringe Gruppen und Teams in Bewegung. Und das ist eben das, was Facilitation für mich bedeutet: Ich ermögliche es Menschen, etwas zu erreichen. Aber was dieses Etwas ist, liegt nicht in meiner Verantwortung.
Was glaubst du: Welche Fähigkeiten braucht man, um eine gute Facilitatorin zu sein?
Die drei wichtigsten Fähigkeiten sind für mich Empathie, eine Mischung aus Offenheit, Mut, Improvisationstalent und Neugierde.
- Empathie einerseits dir gegenüber: Wie geht es dir gerade in dem Moment? Was brauchst du, um diesen Prozess zu halten? Aber auch Empathie der Gruppe gegenüber: Wie geht es den Menschen im Raum? Sehe ich die Bedürfnisse und nehme ich alle mit auf?
- Die zweite Fähigkeit ist eine Mischung aus Offenheit, Mut und Improvisationstalent. Was ich damit meine: Ich muss fähig sein, in jedem Moment meinen Plan über Bord zu werfen und mich auf eine neue Situation einzulassen. Egal, wie gut ich einen Workshop plane – es kommt sowieso anders. Ich muss in dem Moment offen genug sein, dass etwas anderes passiert und herausfinden, wie ich das begleiten, die Methoden adaptieren und den Prozess so gestalten kann, dass ich genau auf das Thema eingehe.
- Neugierde ist die dritte Fähigkeit. Es ist wichtig, dass ich nicht der Meinung bin, dass ich weiß, wie alles funktioniert, sondern, dass ich mit der Haltung des nicht-Wissens reingehe und dann über Fragen herausfinde, was die Gruppe überhaupt braucht.
Ganz oft wird auch gesagt, dass ich viele Methoden brauche – jein. Natürlich helfen mir Methoden dabei, den Workshop spielerisch zu gestalten. Aber die Methode ist am Ende auch nur ein Werkzeug, das mir auf der Reise hilft. Viel wichtiger ist das Verständnis für den Raum und für das, was gerade passiert.
Wie sieht dein typischer Arbeitstag aus? Gibt es überhaupt einen typischen Tag oder sieht jeder Tag anders aus?
Auf jeden Fall sieht nicht jeder Tag gleich aus. Aber das liegt glaube ich daran, dass ich selbstständig bin. Meine ideale Woche hätte zum Beispiel den Montag für administrative Themen und Netzwerken, Gespräche und neue Anfragen, den Dienstag dann zur Vorbereitung für einen Workshop. Da überlege ich, was ich brauche, gehe in Absprache mit den Kund*innen und gestalte mein Workshop Design. Mittwoch und Donnerstag könnte ich den Workshop durchführen und am Freitag in die Nachbereitung gehen und die Dokumentation erstellen. Das passiert aber natürlich nicht so – meistens findet der Dienstag zwei bis vier Wochen vor dem eigentlichen Workshop statt oder irgendwie zwischendurch. Ich arbeite komplett projektbasiert und passe meinen Tag dann so an, dass er zum aktuellen Projekt passt.
Wie bereitest du dich auf Workshops vor?
Ein Workshop funktioniert vor allem dann gut, wenn ich in der Vorbereitung alles gegeben habe und deshalb investiere ich die meiste Zeit in der Zusammenarbeit in diese Phase. Ich möchte wirklich verstehen, worum es dem Team geht, wozu der Workshop oder Transformationsprozess stattfinden soll und was danach anders sein darf. Daher starte ich immer mit einer Auftragsklärung am Anfang. Häufig kommen Kund*innen auch mit einem existierenden Methodenwunsch zu mir und ich schaue erstmal, ob die Methode passt. Denn: Die Methode ist nur ein Hilfsmittel, um etwas zu ermöglichen. Manchmal führe ich auch weitere Gespräche mit Teammitglieder*innen, um nochmal verschiedene Perspektiven zu verstehen.
Nach der Auftragsklärung erstelle ich ein erstes Grobkonzept für den Workshop, zu dem ich mir Feedback einhole und gehe erst dann in das Feinkonzept. Ich gestalte die einzelnen Blöcke mit Unterergebnissen, die ich erreichen möchte, komplett aus und gehe wieder in Absprache mit der Kund*in. Wenn das Feinkonzept das finale Go hat, bereite ich die Materialien vor und gehe nochmal in den Austausch zum Raum, bevor der Workshop stattfindet.
Es gibt während der Vorbereitung also mindestens 3 Kontaktpunkte. Ich bin keine Facilitatorin, die eine Anfrage für einen Workshop bekommt und dann sagt „Alles klar, ich bin übermorgen da.“ Ich gehe wirklich tief in die Vorbereitung, um ein fundiertes Verständnis der Crew gegenüber aufzubauen.
Hast du eine Lieblingsmethode oder ein Lieblingswerkzeug?
Ich habe einige Lieblingsmethoden. Es kommt immer darauf an, in welchem Kontext ich unterwegs bin. Prinzipiell bevorzuge ich eindeutig Methoden, die einen spielerischen Ansatz haben. Ich bin nicht die Facilitatorin, die nur über Post-its®, Karten, Clustering und Brainstorming geht, sondern ich versuche, Themen über spielerische Ansätze eben noch mal greifbarer zu machen, noch mal mehr zu emotionalisieren und die Menschen wirklich abzuholen.
Eine meiner Lieblingsmethoden ist der Design Sprint Prozess in der Produktentwicklung mit den verschiedensten Methoden – ich bin Design Thinkerin at heart.
Wenn ich in Richtung Teamentwicklung schaue, sind meine Lieblingsmethoden ganz klar Lego® Serious Play® und die 3D Welten Methode. Lego® Serious Play® ist so vielseitig – ich setze es immer ein, wenn es darum geht, gemeinsam Bilder zu gestalten, zum Beispiel die Vision oder das Selbstbild des Teams. Wenn es darum geht, den Weg zu einem Zielbild zu gestalten, nutze ich gerne die 3D Welten von Janek Panneitz, die viele Diskussionen ermöglicht. Auf zwischenmenschlicher Ebene und um Antworten zu geben, wie Prozesse aussehen, nutze ich gerne Playmobil® Pro® als Werkzeug.
Welche Methoden setzt du ein, um unterschiedliche Kommunikationsstile und Persönlichkeiten in einer Gruppe zu integrieren? Welche Techniken wendest du an, um auch leise oder zurückhaltende Teilgebende aktiv einzubeziehen?
Sowohl Lego® Serious Play® als auch Playmobil® Pro und die 3D Welten greifen das mit auf. Alle drei berücksichtigen unterschiedliche Kommunikationsstile und Persönlichkeiten, weil sie es alle schaffen, Hierarchien auszuhebeln und Menschen auf Augenhöhe zu bringen. Wir können mit ihnen immer eine alternative Realität gestalten und uns darin ausprobieren, ohne, dass eine Konsequenz stattfinden muss.
Grundsätzlich nehme ich unterschiedliche Kommunikationsstile erstmal völlig wertfrei an und arbeite in dem Moment damit. Ich versuche, zurückhaltende Teilgebende direkt anzusprechen und sie zu ermutigen – zum Beispiel mit Vorgehensweisen aus den Liberating Structures wie die 1-2-4-All-Methode oder mit visuellen Ankern. Auf jeden Fall haben die Teilgebenden immer zuerst Zeit, sich Gedanken und Notizen zu machen, bevor es in eine Austausch-Situation geht.
Gibt es ein besonders erinnerungswürdiges Erlebnis, das dich als Facilitatorin geprägt hat?
Nach 15 Jahren gibt es definitiv mehrere. Was sich sehr in mein Gedächtnis geprägt hat, ist ein Moment, in dem alles auf Scheitern stand und ich das Ruder doch noch wieder rumgerissen bekommen habe. Ich hatte mal so einen Moment in einem Design Sprint Kontext. Die Crew hatte in ihren Augen richtig coole Ideen und Konzepte entwickelt – der Projektsponsor war aber überhaupt nicht glücklich. Sowohl das Team als auch ich waren frustriert und haben nicht verstanden, woran das lag. Wir haben dann erstmal eine Pause gemacht und dabei ist mir klar geworden, dass ich einen Fehler gemacht hatte: Ich habe in der Auftragsvorbereitung nur mit dem Product Owner gesprochen, aber nicht mit dem Projektsponsor. Ich habe also nicht alle Erwartungshaltungen abgeholt. Das habe ich transparent gemacht, Lösungsvorschläge gemacht und so konnten wir das Ruder komplett rumreißen. Das passiert mir definitiv nicht nochmal.
Wie gehst du mit unerwarteten Situationen oder Zwischenfällen während eines Workshops um, oder auch mit Widerständen oder Skepsis seitens der Teilgebenden? Welche Taktiken haben sich als besonders effektiv erwiesen?
Ich bin grundsätzlich deutlich resilienter geworden, was unerwartete Situationen betrifft. Ich musste erst einmal Gruppendynamiken besser verstehen und verstehen, dass es einen guten Grund hinter vermeintlich blockierenden Aktionen gibt. Was grundsätzlich immer hilft, ist einfach eine Pause zu machen und mich selbst und die Teilgebenden aus der Situation herauszuholen. Danach hole ich die Crew dann auf eine Metaebene, damit wir zusammen verstehen, was hier gerade passiert – vor allem, wenn es zu Reibungen kommt.
Auch Skepsis ist grundsätzlich immer da – ich glaube, ich habe noch keinen Lego® Serious Play® Workshop gestartet, ohne dass die Aussage „Ich bin doch nicht im Kindergarten!“ gefallen ist. Das Einzige, was ich in dem Moment tun kann, ist, die Widerstände ernst zu nehmen und darauf einzugehen. Ich ermutige die Teilgebenden meistens, sich bis mittags darauf einzulassen und ansonsten nochmal auf mich zuzukommen – das wiederum ist auch noch nie passiert. Oft sind sogar die größten Gegner*innen am Ende die stärksten Supporter*innen.
Woran misst du den Erfolg einer facilitativen Begleitung, auch langfristig über den unmittelbaren Workshop hinaus? Wann ist eine facilitative Begleitung für dich erfolgreich?
Wenn ich während der Begleitung schon das Gefühl habe oder beobachte, dass sich etwas verändert und mir das im Nachgang auch so zurückgespielt wird. Und das muss nichts Großes sein – manchmal sind es kleine Dinge wie ein achtsamerer Umgang untereinander. Das ist erstmal nichts Großes und vor allem nicht messbar. Aber wenn ein Workshop dazu führt, dass ein Team näher zusammenrückt und achtsamer miteinander umgeht, verbuche ich das als Erfolg. Mir geht es nicht darum, dass mir am Ende des Workshops zurückgespielt wird, wie toll ich den Workshop facilitiert habe, in die Richtung gehen auch meine Abschlussfragen gar nicht. Es geht mir vielmehr darum, was anders als vor dem Workshop ist. Ich halte auch den Kontakt mit meinen Kund*innen und höre häufig noch nach Wochen oder Monaten von ihnen oder werde nochmal beauftragt.
Was ist aus deiner Sicht das Geheimrezept für einen gelungenen Workshop oder eine facilitative Begleitung?
Einerseits ist es für mich wichtig, in der Vorbereitung schon mutig genug zu sein, Dinge zu hinterfragen. Wieso ist das Ziel das Ziel? Auf welche Frage ist dieser Workshop die Antwort? Denn in jedem Workshop gibt es eine Kernfragestellung, die währenddessen als Leuchtturm dienen darf. Andererseits braucht es dann auch die Offenheit, während des Workshops die Route zu ändern und lediglich die Kernfragestellung als Leuchtturm zu haben. Die Offenheit, zu adaptieren und bereit zu sein, sich auf Neues einzustellen, ist für mich das Geheimrezept. Meistens zeigt sich auch, dass das greifbare Ergebnis, etwa gemeinsame Werte oder ein klares Rollenbild, gar nicht das Entscheidende ist – das ist meist der Weg dahin.
Was war die größte Herausforderung, vor der du bisher als Facilitatorin standest?
Das Erste, was mir in den Kopf kam, ist, mein eigenes Ego zurückzustellen. Es geht in einem Workshop nicht um mich. Das war ein Lernprozess für mich. Wenn ich in einem Workshop die Teilgebenden so befähige, dass sie in Kleingruppen oder der großen Gruppe arbeiten und ich mich langweile, ist das kein Problem. Ich habe am Anfang immer gedacht, ich habe irgendwas falsch gemacht. Und es hat ein bisschen gebraucht, um zu verstehen, dass das genau das Erstrebenswerte ist. Das ist das beste Zeichen dafür, dass ich alles richtig gemacht habe in der Konzeption und in der Vorbereitung. Als Facilitatorin habe ich eigentlich den Anspruch, mich obsolet zu machen – ich möchte Menschen befähigen, ich möchte sie begleiten, damit sie etwas erreichen. Auch, wenn jemand aus dem Raum gehen muss oder eine Methode nicht gut findet, hat das nichts mit mir zu tun. Am Anfang meines Facilitationsweges habe ich das persönlich genommen und das durfte ich mit der Zeit ablegen.
Was würdest du Teams raten, die bisher keine Berührungspunkte mit Facilitation haben, aber vor Veränderungen stehen?
Ich würde zuerst versuchen zu verstehen, was sie bisher davon abgehalten hat, sich jemanden mit ins Boot zu holen, der sie methodisch begleitet. Oft liegt es nicht an fehlendem Interesse, sondern daran, dass das Thema Facilitation im System oder in der Kultur schlichtweg nicht präsent ist.
Deshalb ist mein erster Rat: Offenheit entwickeln für neue Rollen im Veränderungsprozess. Veränderung ist nie nur eine inhaltliche, sondern immer auch eine soziale und emotionale Herausforderung. Facilitation schafft genau dafür den Raum – sie hilft, Beteiligung zu fördern, Perspektiven zu integrieren, Spannungen auszuhalten und den Prozess transparent zu gestalten. Wenn man das einmal erlebt hat, möchte man eigentlich nicht mehr ohne.
Ich würde Teams auch ermutigen, erstmal klein anzufangen – vielleicht mit einem Workshop oder einem Impulsformat, um überhaupt mal in Kontakt zu kommen mit der Haltung und den Werkzeugen und Methoden der Facilitation. Man muss nicht sofort alles umkrempeln. Oft reicht schon ein erster Austausch, um zu spüren, wie wertvoll es ist, wenn jemand für den Rahmen und die Qualität der Zusammenarbeit zuständig ist.
Und schließlich: Den Mut haben, sich unterstützen zu lassen. Veränderung ist kein Zeichen von Schwäche, sondern von Reife. Niemand erwartet, dass man komplexe Prozesse alleine stemmt. Im Gegenteil: Wer sich professionelle Begleitung holt, signalisiert, dass man den Prozess ernst nimmt – und dass man bereit ist, gemeinsam zu lernen.
Worauf freust du dich in der Zukunft deiner Arbeit als Facilitatorin am meisten?
Ich freue mich immer auf die neuen und alten Crews, die ich begleiten darf und darauf, zu verstehen, wo sie jetzt stehen und wie ich ihnen helfen kann. Wie kann ich sie unterstützen, dass sie ihren Weg für sie richtig bestreiten? Das ist auch das, was mich antreibt.
Grundsätzlich bin ich aber auch gespannt, wo meine weitere Reise hingeht. Ich hatte zum Beispiel gerade meine erste Ausstellererfahrung auf einer Messe. Und mit meinen Wertekarten nehme ich am diesjährigen Europäischen Trainingspreis teil – zwei spannende Erfahrungen. Also: Was kommt da noch, was darf ich zukünftig noch erleben?
Du möchtest mehr rund um Facilitation wissen und am liebsten selbst das Ruder in die Hand nehmen?
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